Lead the Talent
Talent & Diversity summit 2018
Arrangør leverede den ro og tryghed vi havde behov for, da vi for første gang skulle eksekvere Talent & Diversity Summit 2018. Deres team hjalp os med at sikre en exceptionel service for både deltagere, talere og samarbejdspartnere som tog del i arrangementet.
Vores ambitiøse program blev afviklet på en professionel og elegant måde, og det gjorde, at jeg kunne deltage og fokusere på at være vært. Arrangør leverede langt over forventning og fortjener min varmeste anbefaling.
Ahmet Günes, Stifter
Lead the Talent
Introduktion
Lead the Talent er et konsulentbureau, som hjælper talenter og virksomheder med at nå deres fulde potentiale gennem talentudvikling. Deres arbejde drejer sig blandt andet om at aktivere mangfoldigt talent og samtidig lære virksomheder om diversitet og innovation. Lead the Talent har siden 2012 været førende indenfor mangfoldig talentudvikling og står bag konferencen Talent & Diversity Summit 2018.
Branche
Talentudvikling
Kontaktperson
Ahmet Günes
Organisation
15 medarbejdere
By
Aarhus, Danmark
Opgave
Arrangør blev involveret i projektet relativt sent i planlægningsprocessen. Behovet opstod, fordi Lead the Talent så en mulighed for at optimere brugeroplevelsen på eventdagen, ved at få professionel hjælp til at afvikle det ambitiøse program og samtidig yde en ekstraordinær service til de 350 deltagere. Udfordringen var, at Lead the Talent savnede tid og mennesker til udføre det praktiske arbejde i forbindelse med konferencen, da de selv var beskæftigede af deres øvrige aktiviteter.
Koncept
Det var tydeligt, at Lead the Talent havde en ambitiøs vision og, at de agtede at følge den til dørs uanset hvad. Det betød, at vores rolle skulle være at muliggøre den vision, ved at varetage praktiske og administrative områder, der kunne lette arbejdsbyrden for Lead the Talent. Efter at have dannet en forståelse for hvor langt Lead the Talent var kommet med projektet, kunne vi kortlægge, hvor der skulle indsættes tid og handling.
Fejlfinding
En opgaverne var at analysere programmet for dagen og foretage en fejlfinding, med henblik på at undgå faldgruber og risici.
Brugeroplevelse
Derefter kunne vi optimere programmet for at skabe en sammenhængende og behagelig brugeroplevelse for deltagere såvel som talere, sponsorer og andre nøglepersoner.
Tid
For at sikre udbytte, var det nødvendigt at frigøre tid hos Lead the Talents egne medarbejdere for, at de kunne deltage og være ambassadører for virksomheden på dagen.
Løsning
Lead the Talent overleverede en del af det koordinerende ansvar til os, samt størstedelen af ansvaret for selve eksekveringen af konferencen. Det betød i praksis, at vi foretog en grundig analyse af det oprindelige program og justerede det, med henblik på at undgå forsinkelser og skabe et bedre flow i brugeroplevelsen. Derudover overtog vi dialogen med alle talere og en del af sponsorerne, for at skabe en ensartet og professionel kommunikation, herunder grundige briefinger og instrukser til eventdagen.
Det var i øvrigt vores opgave at rekruttere frivillige til at hjælpe med den praktiske afvikling af konferencen. Vi sørgede her for at finde og lede en udvalgt gruppe af mennesker, der skulle løfte arrangementets serviceniveau. Gruppen skulle sikre, at deltagernes oplevelse bar præg af tryghed og professionalisme. Arrangør varetog, i samarbejde med dette team af frivillige, den fysiske opstilling og oprydning hos Centralværkstedet, hvor konferencen blev afholdt.
Resultat & følgevirkninger
Resultat & følge-virkninger
Arrangør sikrede programmet mod forsinkelser og fejl, der potentielt kunne have skabt en usammenhængende eller ubelejlig brugeroplevelse. Vi blev desuden kontaktpunktet for samtlige af de involverede i konferencen. Det medførte naturligt, at Lead the Talent fik frigivet tid og ressourcer.
På eventdagen havde Lead the Talents medarbejdere tid til at være ambassadører og interagere med de deltagende på en nærværende måde. Vi tog ansvaret for de administrative og praktiske opgaver, i samarbejde med vores velvalgte team af frivillige.
Dertil leverede Arrangør både faglig sparring og optimeringsforslag til arrangementet som helhed.
